Nieuwsbrief mei 2019

Dit is de nieuwe digitale nieuwsbrief van VDGC accountants en belastingadviseurs!
Wij zullen u deze op gezette tijden toezenden en zijn heel benieuwd wat U er van vindt!

Wij wensen u ook met deze nieuwsbrief weer veel nuttig leesplezier en zijn zeer benieuwd hoe u een en ander ervaart. Uw op- en aanmerkingen zien we gaarne tegemoet via nieuwsbrief@vdgc.nl

Over bonnetjes en schoenendozen…

Helaas merken wij in de praktijk nog regelmatig dat ondernemers hun bonnen weggooien na het inscannen. Dat druist in tegen de bewaarplicht zoals deze door de belastingdienst is geformuleerd.
Iedere ondernemer is namelijk wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de dienst heeft bij de verschillende soorten gegevens. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

Uitzonderingen

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.
U moet uw administratie ook 10 jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.
Voor de overige gegevens kunt u met afspraken met de belastingdienst maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar, maar ook over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Computers en bestanden

De bewaarplicht geldt óók voor computerprogramma’s en bestanden! U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Denk hierbij ook aan zaken als het crashen van een harde schijf of het defect raken van een PC. Een goede back-up is dan ook absoluut noodzakelijk!
Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan de belastingdienst voor te leggen. Uiteraard zijn wij als VDGC ook gaarne bereid u met raad en daad terzijde te staan.
Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht!
Het is dus zaak ook uw originele bonnen en facturen in de papieren/originele vorm te bewaren — desnoods in die spreekwoordelijke schoenendoos…

VDGC – accountants waar u op kunt rekenen!